En 2018, Xavier Girard et les réseaux des CPE mettent au point « Clés en main », une feuille Excel (compatible avec les suites LibreOffice et OpenOffice), téléchargeable gratuitement sur les sites officiels de plusieurs académies. Il s’agit en réalité d’un outil de veille, pouvant servir :

• Au suivi des absences, retards, exclusions, punitions et sanctions.
• Au réajustement et à la réorganisation des besoins et des actions en cours d’année ou l’année suivante.
• À l’élaboration du projet éducatif d’un EPLE.

UN OUTIL NUMÉRIQUE EN ACCÈS LIBRE

L’usage des tableaux de bord : pour qui et pourquoi ? 

Le tableau de bord du service vie scolaire est un concept né des réflexions engagées dans les réseaux des CPE de l’académie de Paris. Adaptable selon le type d’établissement, les problématiques et la période (pouvant aller d’une à plusieurs années successives), il s’agit avant tout d’un outil de veille utilisé par les chefs d’établissement et les CPE. Le tableau de bord est à la fois perçu comme une base chiffrée pour l’élaboration de la politique éducative de l’établissement et pour la mise en place d’actions de remédiation et de prévention. 

Focus sur l’outil

Il existe de multiples tableaux de bord. Qu’est-ce qui distingue celui-ci des autres ? Plusieurs sites académiques (Dijon, Corse, Amiens, Montpellier, Créteil, Paris, etc.) le mentionnent fréquemment en soulignant la facilité de prise en main et le large degré d’adaptation de l’outil en fonction des EPLE. Cependant, très peu d’entre eux précisent qu’il s’agit d’une aide à la réalisation du tableau de bord de la vie scolaire. Effectivement, ce n’est pas un logiciel, il s’agit d’une fiche avec des tables déjà préétablies, dans lesquelles le CPE intègre les statistiques relatives à son établissement. Ces dernières concernent : les retards, les taux d’absences et d’absentéisme, les exclusions de cours, les retenues et les sanctions. Ainsi l’outil est mis en avant car il synthétise les données sous forme de diagrammes et favorise leur lisibilité visuelle grâce à une mise en page claire et structurée. 

Comment ça fonctionne ? 

Après avoir téléchargé le fichier source, il suffit de l’ouvrir avec un logiciel de tableur (de la suite Microsoft, OpenOffice ou LibreOffice). 

Le CPE rentre alors les statistiques relatives à son propre établissement, dans les cellules comportant les chiffres en rouge. Les calculs se font automatiquement grâce aux formules intégrées dans le tableur. De même que les diagrammes et les graphiques sont modifiés au fur et à mesure de la saisie. C’est en identifiant les domaines fortement investis et à l’inverse ceux qui le sont moins, que le CPE construit son diagnostic. L’utilisation est donc très simple.  

Pourquoi est-il utile au CPE ?

« L’analyse chiffrée du service est un des moyens de diagnostic et de projection de notre travail. La difficulté tient généralement à la complexité des outils à notre disposition et à leur manque d’universalisme. S’ajoute à cela la nécessité de trier les informations et de ne retenir que les critères qui paraissent les plus pertinents. Enfin, il s’agit d’exploiter des outils qui soient suffisamment simples pour être compris et régulièrement remplis ».

le réseau des CPE de l’académie de Paris [1]

Il ne s’agit pas de reprendre point par point le référentiel de compétences spécifiques au CPE [2], mais plutôt de sélectionner les compétences en lien avec cet outil numérique. Le CPE est, -sous l’autorité du chef d’établissement et par délégation-, le concepteur de son activité puisqu’il organise le service de vie scolaire [3]. En tant que conseiller de l’ensemble de la communauté éducative et animateur de la politique éducative de l’établissement, le CPE a une responsabilité essentielle dans la coordination du volet éducatif de l’EPLE. Une partie de ses missions intègre la gestion et le dépassement des conflits dans une perspective de prévention [4]. Il conseille le chef d’établissement, ainsi que les autres personnels, dans l’appréciation des punitions et des sanctions. Pour cela, il doit procéder à un diagnostic partagé, en concevant un état des lieux des représentations pour agir sur celles-ci ! C’est pourquoi, il a besoin d’indicateurs (taux d’absences, punitions et sanctions : rapports incidents, exclusions …) afin d’apporter des améliorations et des résolutions de problèmes.

L’intérêt de cet outil pour la pratique professionnelle du CPE correspond principalement à la contribution à la politique éducative. En ce sens, l’outil présenté permet au CPE d’exercer sa fonction de conseiller technique du chef d’établissement et de l’équipe éducative, dans une démarche durable, c’est-à-dire sur le long terme (il suit l’évolution des indicateurs). 

Est-ce que l’outil est en conformité avec la charte RGPD [5] ? La feuille tableur est en libre accès, mais elle ne contient pas d’avertissement concernant le respect de la charte RGPD. Cela peut être un risque : les CPE qui l’utilisent ne doivent pas créer des tableaux pour y saisir des informations à caractère privé. Il faut donc qu’il y ait une responsabilisation personnelle et collective dans son utilisation. De toute façon, la feuille utilisée par les CPE n’a pas vocation à être divulguée, elle est accessible en interne et la version originale ne recueille aucune donnée sensible (si ce n’est le nombre des élèves par classe et les statistiques saisies durant le protocole de traitement des absences, punitions et sanctions).

Pour résumer, cet outil est avantageux car : 

• Il est accessible sur plusieurs sites des académies françaises et téléchargeable gratuitement, tout en étant compatible avec n’importe quelle suite bureautique, payante ou non (Microsoft, LibreOffice, Apache OpenOffice). 
• Ergonomique, la prise en main est directe et l’utilisation est simplifiée. Il permet de gagner du temps, de standardiser l’observation. 
• La feuille a été créée dans un souci de lisibilité et d’efficacité. 
• L’outil peut être utile au suivi de tous types de formation. Il ne recueille aucune donnée sensible et personnelle, et repose essentiellement sur le report de nombres et statistiques. 
• Il permet de diagnostiquer et de déterminer au préalable les actions de prévention aux punitions, sanctions et absences.

DES LIMITES À CONSIDÉRER DANS L’UTILISATION DE L’OUTIL 

Précaution d’emploi, pour une utilisation optimale 

De l’importance d’enregistrer. Contrairement aux autres outils accessibles directement en ligne (où l’enregistrement automatique est disponible), celui-ci se sauvegarde manuellement. Il faudra veiller à l’enregistrement des données, une fois ces dernières rentrées dans la feuille. De même, si le fichier n’est pas enregistré sur le cloud computing, il peut être perdu en cas de panne technique du matériel informatique (ordinateur). Cet inconvénient peut être pallié par la sauvegarde du fichier sur un serveur ou un réseau commun. 

Le créateur de l’outil, X. Girard apporte des modifications successives au fichier source, en vue de son amélioration et pour simplifier son utilisation. C’est pourquoi au moment du téléchargement, il est nécessaire de vérifier que vous allez télécharger la dernière version 2.2. de la feuille. Car après vérification, plusieurs sites des académies n’ont pas mis à jour ou actualisé le lien de téléchargement. 

Les limites de l’outil 

Comme tout outil numérique, ce dernier possède des faiblesses qu’il faut mentionner : 

• Aucun tutoriel ou mode d’emploi n’est disponible en ligne, il faut donc se saisir de l’outil en ayant déjà les bases d’un logiciel tableur, ce qui peut se révéler être un frein si l’utilisateur n’a pas reçu de formation au préalable. De plus, si le CPE souhaite s’approprier la feuille tableur en rajoutant de nouveaux domaines, il devra les créer par lui-même et y insérer des formules. 

• L’outil est dépendant de la saisie journalière des informations et des statistiques par les AED et les CPE. Si cette continuité n’est pas respectée tout au long de l’année, on peut se retrouver avec une absence de données. Comment pallier cet inconvénient ? Cela nécessite d’avoir préétabli un protocole rigoureux de traitement des absences. De même, les CPE peuvent s’appuyer sur d’autres outils (par exemple Pronote pour les retards, les absences).

• La feuille ne permet pas de proposer des solutions concrètes pour chaque cas de figure (punitions, sanctions, absences, etc.). C’est là son grand défaut, elle sert essentiellement à orienter le diagnostic, à charge au CPE et au chef d’établissement de déterminer et mettre en place des actions préventives.  

• Cet outil ne sert pas directement à l’apprentissage des élèves. Il est utile au service de vie scolaire, et à l’élaboration et la mise en place de la politique éducative. Finalement, bien que l’outil ne soit pas à destination des élèves, il permet – indirectement et par le suivi des données relatives aux élèves – de participer à leur réussite.

• Enfin cet outil en lui-même ne suffit pas à contribuer à la politique éducative. Le CPE a pour objectif de participer à la construction du projet éducatif. Comme l’a montré Delahaye [6], le tableau de bord doit être couplé à d’autres outils d’évaluation et de suivi. Cela permet d’avoir une vision plus globale et d’élaborer un projet en prenant en compte tous les champs relatifs à l’environnement de l’établissement. Donc, le CPE doit pouvoir maîtriser plusieurs outils à la fois, ce qui peut se révéler contraignant, si l’on considère le manque de temps et la priorité accordée aux missions du quotidien. 

Pour conclure, la feuille tableur créée par X. Girard se révèle être un outil accessible, efficace, simple à utiliser. Couplé avec d’autres outils qui sont disponibles sur certains sites académiques [7], il aide le CPE à déterminer les actions de préventions qui orientent l’élaboration du projet éducatif. 

SITOGRAPHIE & BIBLIOGRAPHIE

[1] Académie de Paris, Éducation et vie scolaire. Tableau de bord de vie scolaire. Consulté le 9 mai 2020 : https://www.ac-paris.fr/portail/jcms/p2_1628153/tableau-de-bord-du-service-de-vie-scolaire

[2] Référentiel de compétences des métiers du professorat et de l’éducation / Compétences spécifiques aux conseillers principaux d’éducation, publié au BO du 25 juillet 2013 puis réactualisés par la circulaire du 10 août 2015.

[3] Selon la circulaire n°2015-1395. Circulaire n° 82-482 du 28/10/1982 abrogée et remplacée par la circulaire n° 2015-139 du 10/08/2015. 

[4] Circulaires du 1 août 2011 où il est question d’ « Organisation des procédures disciplinaires dans les collèges, les lycées et les établissements régionaux d’enseignement adapté, mesures de prévention et alternatives aux sanctions ».

[5] Commission Nationale de l’Informatique et des libertés. RGPD : de quoi parle-t-on ? Consulté le 9 mai 2020 : https://www.cnil.fr/fr/rgpd-de-quoi-parle-t-on

[6] Delahaye, J.-P. (2012). Le conseiller principal d’éducation – de la vie scolaire à la politique éducative. Collection Les Indispensable. Éd. Berger-Levrault.

[7] Par exemple, vous trouverez une boîte à outils regroupant de nombreux documents sur le site de l’académie de Créteil : http://cpe.ac-creteil.fr/spip.php?rubrique22