Microsoft Teams : Qu’offre cet environnement numérique ?

Se rendre sur : https://www.office.com/

Microsoft Teams est une application qui met l’accent sur la conversation dans une seule plateforme, organisée autour de la notification et du partage d’informations.

Utiliser ce réseau social c’est donner à son équipe l’opportunité d’un meilleur échange et d’une certaine autonomie dans la gestion des tâches.

L’outil a été qualifié par Microsoft d’« expérience entièrement nouvelle qui réunit personnes, contenus, conversations et outils afin d’améliorer l’efficacité des équipes et leurs performances ».

Comment bien manager son équipe en période de télétravail ?

Teams vous permet de créer des équipes, le nom de cette plateforme parle d’elle-même !

Microsoft Teams vous permet de réaliser des conversations privées et en groupe, et de partager différentes sortes de contenus, mais aussi d’organiser des réunions. Il a pour qualité de rapprocher les équipes humainement et de diminuer le flux des mails et les prises de décisions qui sont ainsi plus rapides. De plus, « Skype » est intégré à Microsoft Teams pour pouvoir passer facilement un appel ou commencer une visioconférence instantanément avec son équipe, tout en continuant de travailler et échanger sur Teams.

Il est important de conserver le lien de communication entre les salariés, et leur permettre d’avoir une relation de travail aussi conviviale qu’en présentiel.

Teams s’utilise au moyen de supports comme PC, Mac et mobile. Les fonctionnalités de l’application sont efficaces et son utilisation est simple et intuitive.

Comment intégrer ce partage collaboratif dans son équipe de service de Vie Scolaire pour un CPE ?

Les Conseillers Principaux d’Education (CPE) se doivent de « coopérer au sein d’une équipe » comme le stipule le référentiel de compétence. Échanger avec les Assistants d’Education (AED) référents de manière individuelle est important afin de faire un point sur les contacts qu’ils ont eus avec leurs élèves. Cela assure le suivi pédagogique et éducatif individuel, ainsi que collectif, des élèves. Les échanges éventuels entre élèves, AED référents et CPE peuvent porter sur divers sujets tels que le retour en classe, l’orientation scolaire, le rythme scolaire, la charge de travail demandée… Cela va également permettre de créer un lien avec les élèves, et donc par ce biais, créer un sentiment d’appartenance important pour leur réussite scolaire. De plus, les AED et CPE peuvent vérifier la connexion à l’espace numérique de travail (ENT) des élèves. Ceci permettrait de voir l’intérêt qu’ils portent à leur scolarité, mais également à l’actualité de l’établissement. Microsoft Teams permettrait donc d’échanger en équipe concernant l’ENT et son utilisation.

Ce moyen encourage le travail de manière collaborative pour un potentiel retour à la suite d’une longue période de pause (vacances, exclusion d’établissement, période exceptionnelle telle qu’actuellement avec le COVID-19…). Cet échange serait un plus dans les domaines du suivi de l’élève, de l’accueil, du climat scolaire, de l’organisation de la vie scolaire, …

De plus, cette plateforme peut consister à échanger sur des difficultés rencontrées par les parents suite à la réception de mails, de remarques sur l’ENT …

De plus, ce partage collaboratif permet d’animer et d’organiser positivement l’équipe de vie scolaire. Par exemple, les emplois du temps des personnels de la vie scolaire pourraient y être déposés afin d’être consultés, et modifiés de manière immédiate si nécessaire (absence, départ anticipé, cas de force majeur, période d’examens…).

Ces différents échanges avec l’équipe du service de vie scolaire vont permettre aux CPE de pouvoir établir un lien avec professeurs, parents, direction et tout autre acteur pouvant améliorer le bien-être de l’élève en fonction de sa problématique.

Le numérique simplifie-t-il la vie des acteurs de l’École ?

Avantages

Par le biais de l’ENT, il est possible de mettre en commun et offrir un service numérique à l’ensemble de la communauté éducative. Au sein de celui-ci, différents contenus vont être présents pour améliorer la collaboration et le partage, comme des espaces de dépôt et de partage de fichiers, des forums, des messageries de discussion, ou encore des accès à des ressources documentaires… De plus, il peut être fortement utilisé par les élèves et parents d’élèves pour consulter les emplois du temps, les notes ou le cahier de texte numérique, par exemple. Celui-ci est fortement appréciable pour ses contenus éducatifs et pédagogiques, afin de suivre la scolarité des élèves, et pour les informations relatives au fonctionnement de l’établissement.

En revanche, Teams bénéficie de nombreux atouts concernant la collaboration et le partage au sein d’une équipe. Les enseignants peuvent également utiliser cette application à destination des élèves dans un intérêt de « soutien d’apprentissage », sachant que sa gestion et son utilisation sont abordables pour tous. En effet, pour les CPE, les nombreux outils proposés par Teams vont permettre d’aider à gérer le pilotage du service de vie scolaire via les outils suivants :

• Démarrer des conversations, faire des meet-up (avec une personne de l’équipe ou le groupe) ;
• Mettre en commun et partager des documents ;
• Partager l’écran en temps réel (par exemple : pour présenter des diaporamas et les expliquer en audio) ;
• Mentionner quelqu’un (pour communiquer avec un AED, une personne de la direction, un enseignant – tapez @ puis son nom) ;
• Introduire du contenu « social » au travers de nombreuses fonctionnalités natives (émoticônes, gif animés, chats, …);
• Planifier et établir des séances (afin d’optimiser l’organisation du service de vie scolaire) ;
• Harmoniser les tâches de son équipe ;
• Travailler avec des fichiers ;
• Concevoir des rapports statistiques (absence, retard, exclusion……).

L’ensemble du contenu, des outils, des collaborateurs et des conversations est accessible dans l’environnement Teams. Etant donné que Microsoft Teams est disponible aussi bien en version PC qu’en version mobile, vous aurez toujours les informations nécessaires à portée de main.

Mettre à disposition d’une équipe une solution de communication audio et vidéo de qualité est donc primordial dans le cadre du lien social.

De plus, Teams offre une sécurité et une protection rigoureuse de la vie privée grâce au Cloud intelligent de Microsoft. La création d’un compte peut se faire via d’une adresse mail professionnelle ou personnelle. Pour ce faire, il est important que l’administrateur du groupe mette en place une étiquette pour « aider les utilisateurs à classer leur contenu » lors de la création de leur compte. En effet, celui-ci va ajouter des paramètres de protection afin que administrateurs et utilisateurs puissent contrôler le partage et l’accès aux informations personnelles. Microsoft Teams a mis en place cette possibilité dans le but de se conformer au cadre du Règlement Général de la Protection des Données (RGPD), et de renforcer la protection et la confidentialité de chaque citoyen.

Enfin, Microsoft Teams est intégré dans Office 365 et n’induit aucun frais supplémentaire. Cette intégration vous permet d’accéder automatiquement à OneDrive, et toutes les applications affiliées. Aucune identification supplémentaire n’est nécessaire.

Inconvénients

Cette application présente plusieurs fonctionnalités intéressantes, mais aussi quelques points faibles.

Tout d’abord, en cas de mot de passe oublié, il est obligatoire de passer par la plateforme pour pouvoir le récupérer. Il s’agit d’un mécanisme long et peu intuitif. Ensuite, les échanges de photos sont certes possibles, mais à travers cette application la qualité de la photo est diminuée, elle perd en qualité. Pareillement, lorsque tous les supports sont utilisés pour un compte (ordinateur, Mac, smartphone), les notifications ne parviennent que sur un seul moyen de communication et non sur l’ensemble des appareils proposés.

Pour un usage personnel, si vous ne possédez pas de Microsoft Office 365, l’option Teams sera alors payante. Trois choix sont alors proposés : Microsoft 365 Basic, Standard ou Premium (pour un montant de 4, 20 euros à 16, 90 euros par mois). En revanche, concernant les entreprises ou établissements scolaires bénéficiant de Office 365, ou disposant d’une licence à cet effet, il est alors possible d’attribuer une licence à l’ensemble de ses salariés. De plus, il est possible de créer des adresses mails avec une même adresse de serveur (généralement un nom de domaine identifiant l’entreprise hébergeant la boite électronique), et de pouvoir, par la suite, générer un lien ouvrant sur Teams pour que les utilisateurs puissent bénéficier de l’offre. Une familiarisation de l’environnement Office 365 est nécessaire pour pouvoir utiliser l’ensemble des fonctionnalités avec efficacité. En revanche, Microsoft propose des guides d’utilisation aux usagers.

Enfin, le Ministère de l’Education Nationale a également mis en place un projet dans le cadre de la situation sanitaire actuelle. Ce projet o pour objectif d’être un appui à distance pour les personnels de l’Education Nationale, et pour vocation d’être pérennisé par la suite. En effet, « Apps éducation » regroupe de nombreuses applications essentielles disponibles telles que la Webconférence, le partage de vidéos, la rédaction collaborative, la mise en place de blogs permettant de publier certains contenus, le partage de documents ou encore les forums. Il s’agit d’un projet pertinent spécifique à l’Education Nationale. Nous pouvons alors constater que, petit à petit, l’Ecole entre pleinement dans l’ère du Numérique. Cela ne doit pas s’arrêter là, mais au contraire pouvoir s’élargir et permettre une maîtrise des outils, qui semblent les plus accessibles pour nos acteurs de l’éducation. C’est pourquoi, cette application peut être fortement utilisée par nos membres d’établissements scolaires. Il est tout aussi important de pouvoir proposer un panel de supports pour collaborer, partager, accompagner, réaliser un suivi, communiquer…

Au vu des avantages et inconvénients, cet outil simple d’utilisation apparaît comme indispensable pour collaborer à distance. Se regrouper virtuellement, c’est travailler efficacement!

Bibliographie – Sitographie

Protégez les droits au respect de la vie privée relatifs au RGPD avec le cloud intelligent de Microsoft. Consulté le 25 avril 2020 : https://www.microsoft.com/fr-FR/microsoft-365/blog/2018/05/25/safeguard-individual-privacy-rights-under-gdpr-with-the-microsoft-intelligent-cloud/

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. RGPD : de quoi parle-t-on ?. Consulté le 26 avril 2020 : https://www.cnil.fr/fr/rgpd-de-quoi-parle-t-on

Circulaire de missions des Conseiller Principaux d’Éducation, Ministère de l’Éducation Nationale, 2015. Consulté le 29 avril 2020 : https://www.education.gouv.fr/le-referentiel-de-competences-des-metiers-du-professorat-et-de-l-education-5753

apps.education.fr. Consulté le 14 mai 2020 : https://apps.education.fr/