Prioriser
Déterminée.e, vous décidez de vous mettre au travail…
« Bon. Par quoi je commence ? »
Si vous avez une deadline super importante… la question ne se pose pas vraiment. Supposons donc que vous êtes dans une période « tranquille » de travail : besoin de rendre les choses plus claires ?
Un moyen assez simple de trier et organiser les tâches à faire en fonction du temps disponible est la matrice dite « d’Eisenhower » (soit créée par ledit 34e président et général américain, soit inspirée par une de ses citations, les avis diffèrent).
Elle consiste à créer un tableau à quatre cases avec 2 colonnes et 2 lignes, d’où le nom de « matrice » :
La première colonne concerne ce qui est urgent, la seconde ce qui peut attendre.
La première ligne concerne ce qui est important, la seconde ce qui ne l’est pas.
Schématiquement, on place nos différentes tâches à réaliser comme suit :
(1) « urgent et important » dans la case en haut à gauche
(2) « urgent mais moins important » dans la case en bas à gauche
(3) « important mais non urgent » dans la case en haut à droite
(4) « ni important ni urgent » dans la case en bas à droite.
Dans un contexte collectif, il conviendrait de réaliser, soi-même ou par la personne la plus compétente, les tâches de la case (1) au plus vite, de déléguer dans le même temps celles de la case (2), et de reporter la réalisation des tâches de la case (3) à un moment ultérieur. Quant à la case (4), ses tâches seraient tout simplement à supprimer (ne plus envisager de les faire, ou bien dans un futur beaucoup plus lointain si elles se révèlent pertinentes plus tard).
Cependant, on peut aussi utiliser cette méthode de priorisation des tâches pour organiser son travail personnel (aucune tâche ne pouvant être déléguée). Il s’agit alors de répartir son temps de travail en fonction des tâches (1) et (2), voire (3), selon son énergie, sa capacité de concentration en fonction du moment de la journée, ou encore la durée de travail disponible (1h avec un cours par exemple VS toute une matinée). Nous y reviendrons aux étapes « Anticiper » et « Planifier ».
Bien que le caractère « urgent » de la première colonne semble particulièrement s’appliquer à une échéance journalière, la matrice d’Eisenhower peut être utilisée pour hiérarchiser des tâches pour n’importe quelle période (jour, semaine, mois, délai avant une échéance précise, etc) en fonction des objectifs précédemment fixés.
Et… qui dit urgence dit aussi anticipation !
[à suivre…]
N’hésitez pas à nous faire des retours, nous compilerons peut-être vos expériences et astuces dans un dernier billet pour clore cette série !