Planifier
Nous y voilà, comment planifier son travail pour avancer au mieux ?
Il n’y a pas vraiment de méthode miracle, il faudra trouver celle qui fonctionne pour vous.
Après avoir listé les tâches prioritaires de la journée ou de la semaine en fonction des échéances (imposées ou fixées en rétro-planning), certaines personnes attaqueront leur journée par le premier point de leur liste, puis le suivant, etc. Ainsi le plus urgent est réalisé, mais que faire si le premier point de votre liste occupe quatre heures de votre temps et qu’il vous reste encore 5 autres points tout aussi longs à traiter ? Si certains sont moins urgents et peuvent être reportés au lendemain alors le problème est temporairement résolu. Cependant il peut être utile d’envisager les choses autrement sur du plus long terme.
En anticipant les tâches à réaliser on peut aussi les regrouper par thème (mails, administratif, recherche bibliographique, analyse, relecture, rédaction, préparation de présentation / cours, etc), pour moins se « disperser » mentalement lors de leur réalisation. Ainsi, vous pourrez prévoir de travailler 2h sur tel thème, 3h sur tel autre, puis suivre 2h de séminaire l’après-midi, etc. En découpant la journée en blocs horaires vous pourrez avancer sur différents projets, sans trop de déconcentration a priori.
Néanmoins, cela dépend de chacun.e, certain.e.s préféreront se dire « je travaille 4h, et je barre peu à peu les choses de ma liste », d’autres préféreront bloquer 1h pour des mails, 30 minutes d’administratif, 1h de fiches de lecture et 1h30 de préparation de cours. Bien sûr l’ordre pourrait être différent selon chacun.e.
La planification de votre journée dépend de vous, de votre capacité de concentration et de votre manière de travailler.
Préférez-vous le « j’élimine plus vite des choses de ma liste comme ça c’est fait » en privilégiant d’abord les tâches courtes à réaliser, ou préférez-vous le « je suis le plus en forme au début donc je vais commencer par ce qui me demande plus de concentration » ?
Selon sa fatigue ou sa concentration, on peut aussi varier sa planification d’un jour à l’autre selon le but principal du jour : faire des journées à thème peut très bien fonctionner quand la tâche demande beaucoup d’énergie et de concentration (plutôt que devoir se concentrer à nouveau à chaque changement de tâche).
Il faut essayer pour voir ce qui fonctionne pour soi, trouver ses propres astuces, réviser son planning pour l’ajuster au mieux aux objectifs vis-à-vis de ce qui a été fait, du contexte, de ce qu’il reste à faire, etc.
En somme, nous n’avons pas de méthode précise, et encore une fois, nous revenons au propos introductif du billet n°1 du 3 juin : « le but de ces articles est plus de donner des pistes ».
A vous d’essayer et d’estimer ce qui est préférable pour vous.
Cependant, parce que nous savons que nous nous sommes toutes et tous trouvé.e.s au moins une fois dans notre vie dans les situations suivantes, voici ci-dessous quelques astuces glanées ici et là qu’il nous reste encore en réserve.
Une astuce pour celles et ceux qui tendent à procrastiner une tâche : se donner par exemple 2h pour faire une tâche, et si ce n’est pas efficace les 30 premières minutes tant pis, cela devra être fait dans les 1h30 restantes, le compte-à-rebours n’est pas décalé (même type d’échéance que pour un examen, sauf que personne n’est là pour exiger votre copie – ceci dit on peut faire cela avec des pairs et fixer des étapes avec d’autres doctorant.e.s par exemple). L’extrême inverse consisterait à se dire « je travaille là-dessus au moins 20 minutes et si vraiment je ne me concentre pas je change pour une autre tâche de même importance » : une fois concentré.e vous auriez plutôt tendance à poursuivre et finir vos deux heures prévues de travail sur cette tâche. Cependant, le grand risque de cette approche serait de constamment changer de tâche à réaliser : autant commencer tout de suite par l’astuce en début de paragraphe.
Certain.e.s connaissent peut-être la « méthode pomodoro » qui consiste à travailler pour une durée déterminée, faire une petite pause, et recommencer plusieurs cycles avant de faire une plus longue pause. Si un cycle comprend 25 minutes de travail suivies de 5 minutes de pause, on pourrait réaliser 4 à 6 cycles, soit un total de 2 à 3 heures, avant de prendre une pause un peu plus longue de 20 à 30 minutes par exemple, ou une pause déjeuner. En supposant, qu’une tâche demande 2 à 3 heures de réalisation, cette méthode permettrait de garder un équilibre travail / pause pour conserver ou renouveler sa concentration. (Elle peut bien entendu s’adapter en variant les durées de et dans chaque cycle : 20 min / 2 min, 35 min / 5 min, 50 min / 10 min, etc.)
Néanmoins, la « méthode pomodoro » n’est pas toujours utile, ni même efficace, notamment lorsque vous arrivez à être « absorbé » par votre tâche* : étant très concentré.e sur la rédaction d’un texte, pourquoi faire une pause forcée après 55 minutes si vous aviez prévu de travailler une rédaction pendant 1h30 ? Cette idée de vouloir continuer sans faire de pause intermédiaire (suggérée par la méthode pomodoro) s’associe d’ailleurs très bien avec une autre astuce, que l’on doit à Geneviève Belleville. Cette professeure suggère de s’arrêter quand on sait ce que l’on écrira ensuite, alors qu’on approche la fin de durée de travail prévue. Il s’agirait ainsi d’éventuellement rédiger pendant 1h20 plutôt que de continuer sur sa lancée et de dépasser les 1h30 prévues. Cela aiderait à ne pas bloquer lors de la reprise de rédaction plus tard (la fameuse page blanche n’est-ce pas?).
Bon courage à vous et n’hésitez pas à nous faire des retours, on compilera peut-être vos expériences et astuces dans un dernier billet pour clore cette série !
* Une vidéo YouTube américaine présente bien la méthode pomodoro et les ajustements que l’on peut lui apporter si l’on souhaite absolument l’utiliser, ainsi que d’autres astuces : Zach Highley « The Danger of the Pomodoro Method (why most people are using it wrong) » 22 avril 2022, https://youtu.be/5WRO79zuJ4U (article de blog ajouté en description de la vidéo)
** On vous conseille fortement la conférence suivante : Université de Strasbourg, « Assieds-toi et écris ta thèse ! Trucs pratiques pour la rédaction scientifique » (conférence de 2015), 3 mai 2017, mis à jour le 17 février 2021, https://www.franceculture.fr/conferences/universite-de-strasbourg/assieds-toi-et-ecris-ta-these-trucs-pratiques-pour-la-redaction.