Planifier

Nous y voilà, comment planifier son travail pour avancer au mieux ?

Il n’y a pas vraiment de méthode miracle, il faudra trouver celle qui fonctionne pour vous.

Après avoir listé les tâches prioritaires de la journée ou de la semaine en fonction des échéances (imposées ou fixées en rétro-planning), certaines personnes attaqueront leur journée par le premier point de leur liste, puis le suivant, etc. Ainsi le plus urgent est réalisé, mais que faire si le premier point de votre liste occupe quatre heures de votre temps et qu’il vous reste encore 5 autres points tout aussi longs à traiter ? Si certains sont moins urgents et peuvent être reportés au lendemain alors le problème est temporairement résolu. Cependant il peut être utile d’envisager les choses autrement sur du plus long terme.

En anticipant les tâches à réaliser on peut aussi les regrouper par thème (mails, administratif, recherche bibliographique, analyse, relecture, rédaction, préparation de présentation / cours, etc), pour moins se « disperser » mentalement lors de leur réalisation. Ainsi, vous pourrez prévoir de travailler 2h sur tel thème, 3h sur tel autre, puis suivre 2h de séminaire l’après-midi, etc. En découpant la journée en blocs horaires vous pourrez avancer sur différents projets, sans trop de déconcentration a priori.

Néanmoins, cela dépend de chacun.e, certain.e.s préféreront se dire « je travaille 4h, et je barre peu à peu les choses de ma liste », d’autres préféreront bloquer 1h pour des mails, 30 minutes d’administratif, 1h de fiches de lecture et 1h30 de préparation de cours. Bien sûr l’ordre pourrait être différent selon chacun.e.

Préférez-vous le « j’élimine plus vite des choses de ma liste comme ça c’est fait » en privilégiant d’abord les tâches courtes à réaliser, ou préférez-vous le « je suis le plus en forme au début donc je vais commencer par ce qui me demande plus de concentration » ?

Selon sa fatigue ou sa concentration, on peut aussi varier sa planification d’un jour à l’autre selon le but principal du jour : faire des journées à thème peut très bien fonctionner quand la tâche demande beaucoup d’énergie et de concentration (plutôt que devoir se concentrer à nouveau à chaque changement de tâche).

Cependant, parce que nous savons que nous nous sommes toutes et tous trouvé.e.s au moins une fois dans notre vie dans les situations suivantes, voici ci-dessous quelques astuces glanées ici et là qu’il nous reste encore en réserve.

Une astuce pour celles et ceux qui tendent à procrastiner une tâche : se donner par exemple 2h pour faire une tâche, et si ce n’est pas efficace les 30 premières minutes tant pis, cela devra être fait dans les 1h30 restantes, le compte-à-rebours n’est pas décalé (même type d’échéance que pour un examen, sauf que personne n’est là pour exiger votre copie – ceci dit on peut faire cela avec des pairs et fixer des étapes avec d’autres doctorant.e.s par exemple). L’extrême inverse consisterait à se dire « je travaille là-dessus au moins 20 minutes et si vraiment je ne me concentre pas je change pour une autre tâche de même importance » : une fois concentré.e vous auriez plutôt tendance à poursuivre et finir vos deux heures prévues de travail sur cette tâche. Cependant, le grand risque de cette approche serait de constamment changer de tâche à réaliser : autant commencer tout de suite par l’astuce en début de paragraphe.

Certain.e.s connaissent peut-être la « méthode pomodoro » qui consiste à travailler pour une durée déterminée, faire une petite pause, et recommencer plusieurs cycles avant de faire une plus longue pause. Si un cycle comprend 25 minutes de travail suivies de 5 minutes de pause, on pourrait réaliser 4 à 6 cycles, soit un total de 2 à 3 heures, avant de prendre une pause un peu plus longue de 20 à 30 minutes par exemple, ou une pause déjeuner. En supposant, qu’une tâche demande 2 à 3 heures de réalisation, cette méthode permettrait de garder un équilibre travail / pause pour conserver ou renouveler sa concentration. (Elle peut bien entendu s’adapter en variant les durées de et dans chaque cycle : 20 min / 2 min, 35 min / 5 min, 50 min / 10 min, etc.)

Néanmoins, la « méthode pomodoro » n’est pas toujours utile, ni même efficace, notamment lorsque vous arrivez à être « absorbé » par votre tâche* : étant très concentré.e sur la rédaction d’un texte, pourquoi faire une pause forcée après 55 minutes si vous aviez prévu de travailler une rédaction pendant 1h30 ? Cette idée de vouloir continuer sans faire de pause intermédiaire (suggérée par la méthode pomodoro) s’associe d’ailleurs très bien avec une autre astuce, que l’on doit à Geneviève Belleville. Cette professeure suggère de s’arrêter quand on sait ce que l’on écrira ensuite, alors qu’on approche la fin de durée de travail prévue. Il s’agirait ainsi d’éventuellement rédiger pendant 1h20 plutôt que de continuer sur sa lancée et de dépasser les 1h30 prévues. Cela aiderait à ne pas bloquer lors de la reprise de rédaction plus tard (la fameuse page blanche n’est-ce pas?).

Bon courage à vous et n’hésitez pas à nous faire des retours, on compilera peut-être vos expériences et astuces dans un dernier billet pour clore cette série !

* Une vidéo YouTube américaine présente bien la méthode pomodoro et les ajustements que l’on peut lui apporter si l’on souhaite absolument l’utiliser, ainsi que d’autres astuces : Zach Highley « The Danger of the Pomodoro Method (why most people are using it wrong) » 22 avril 2022, https://youtu.be/5WRO79zuJ4U (article de blog ajouté en description de la vidéo)

** On vous conseille fortement la conférence suivante : Université de Strasbourg, « Assieds-toi et écris ta thèse ! Trucs pratiques pour la rédaction scientifique » (conférence de 2015), 3 mai 2017, mis à jour le 17 février 2021, https://www.franceculture.fr/conferences/universite-de-strasbourg/assieds-toi-et-ecris-ta-these-trucs-pratiques-pour-la-redaction.

Anticiper

Aaaah ! Le délai est super court, comment je vais faire tout ça, bien, en si peu de temps ?

En effet. Ce serait dommage, pour ne pas dire bête, d’identifier des tâches précises à réaliser (billet 1) et de les prioriser (billet 2), et de finalement s’y prendre au dernier moment…

Autant s’éviter un stress inutile et avancer de manière régulière en ayant le temps de prendre du recul sur son travail.

(Si la préparation d’une présentation de séminaire ou d’une charge de cours vous tombe dessus peu de temps avant la date d’intervention, on comprendra votre surprise… mais justement anticipation et régularité diminueront la « pression » potentiellement ressentie et vous permettront de vous tenir prêt.e à l’imprévu.)

Vous vous souvenez des bons vieux cahiers de texte que l’on devait avoir en primaire ? Vous savez ces cahiers qui nous permettaient de nous rappeler ce mercredi qu’on avait une poésie à apprendre pour jeudi prochain en notant l’exercice de maths pour ce jeudi ? On nous interdisait d’avoir un agenda journalier « parce que ça ne vous permet pas d’avoir une vision d’ensemble des devoirs à préparer » . Vous voyez de quoi je parle ?

Bon. On a probablement voulu nous apprendre que pour s’organiser il fallait connaître les tâches à réaliser, mais aussi leurs échéances de manière à prévoir du temps en amont en fonction de la difficulté et de la durée nécessaire pour cela (faut-il lire et répéter 5 fois cette poésie, ou 30 fois réparties sur 3 révisions ?). A nouveau au collège, puis au lycée… puis à l’université pour la préparation de partiels et de devoirs à rendre. Pas encore rompu.e à ce système de travail ?

« Hé, mais c’est différent on avait des dates imposées. Là, non et je m’y perds un peu… »

Imposez-vous donc des dates !

Se fixer des objectifs à dates définies personnellement, ou en fonction d’une échéance permet ensuite d’étaler le travail en allant « à rebours » : il s’agit de rétro-planning.

Par exemple, en supposant que l’on a déjà un certain nombre d’éléments de recherche et que l’on souhaite écrire un article à soumettre en version définitive au mois de mai, on peut prévoir de :

– commencer à établir un premier ensemble problématique-plan courant décembre

– faire un premier jet (informe et mal rédigé) dans la première quinzaine de janvier (et proposer le sujet de l’article au comité de rédaction)

– retravailler le plan, affiner la problématique dans la quinzaine suivante et reprendre la rédaction des textes déjà posés

– faire une pause sur cette tâche-là début février

– relire son travail après avoir pris du recul courant février

– reprendre la rédaction, affiner, retravailler encore son texte… pour le soumettre à la revue mi-mars

La durée du processus de relecture permettra peut-être d’apporter les corrections nécessaires jusqu’à une acceptation définitive pour le mois de mai !

(Ce calendrier est fictif et doit s’adapter à la situation de chacun.e bien sûr !)

Un sous-chapitre de sa thèse ? On peut également établir un rétro-planning de ce type pour écrire une version de cette partie de notre rédaction (texte potentiellement retravaillé plusieurs fois au cours des années, selon chacun.e). De même pour organiser ses temps de recherches de matériaux d’analyse (archives, corpus d’enquêtes, organisation d’entretien, bibliographie, expériences, etc).

En somme, ces calendriers personnalisés de travail, pour telle ou telle tâche précise, sont un peu comme des plans de course pour vous préparer à courir un marathon. Aborder l’organisation de la réalisation de chacune des tâches en les dissociant permet d’établir des rétro-plannings dédiés, à sa convenance selon chaque objectif. Cela permet également, ensuite, d’assembler ces rétro-plannings, aux échéances différentes, en un seul calendrier global concret.

C’est ce que nous verrons dans notre prochain billet.

[à suivre…]

N’hésitez pas à nous faire des retours, nous compilerons peut-être vos expériences et astuces dans un dernier billet pour clore cette série !

Prioriser

Déterminée.e, vous décidez de vous mettre au travail…

« Bon. Par quoi je commence ? »

Si vous avez une deadline super importante… la question ne se pose pas vraiment. Supposons donc que vous êtes dans une période « tranquille » de travail : besoin de rendre les choses plus claires ?

Un moyen assez simple de trier et organiser les tâches à faire en fonction du temps disponible est la matrice dite « d’Eisenhower » (soit créée par ledit 34^e président et général américain, soit inspirée par une de ses citations, les avis diffèrent).

Elle consiste à créer un tableau à quatre cases avec 2 colonnes et 2 lignes, d’où le nom de « matrice » :

La première colonne concerne ce qui est urgent, la seconde ce qui peut attendre.

La première ligne concerne ce qui est important, la seconde ce qui ne l’est pas.

Schématiquement, on place nos différentes tâches à réaliser comme suit :

(1) « urgent et important » dans la case en haut à gauche

(2) « urgent mais moins important » dans la case en bas à gauche

(3) « important mais non urgent » dans la case en haut à droite

(4) « ni important ni urgent » dans la case en bas à droite.

Dans un contexte collectif, il conviendrait de réaliser, soi-même ou par la personne la plus compétente, les tâches de la case (1) au plus vite, de déléguer dans le même temps celles de la case (2), et de reporter la réalisation des tâches de la case (3) à un moment ultérieur. Quant à la case (4), ses tâches seraient tout simplement à supprimer (ne plus envisager de les faire, ou bien dans un futur beaucoup plus lointain si elles se révèlent pertinentes plus tard).

Cependant, on peut aussi utiliser cette méthode de priorisation des tâches pour organiser son travail personnel (aucune tâche ne pouvant être déléguée). Il s’agit alors de répartir son temps de travail en fonction des tâches (1) et (2), voire (3), selon son énergie, sa capacité de concentration en fonction du moment de la journée, ou encore la durée de travail disponible (1h avec un cours par exemple VS toute une matinée). Nous y reviendrons aux étapes « Anticiper » et « Planifier ».

Bien que le caractère « urgent » de la première colonne semble particulièrement s’appliquer à une échéance journalière, la matrice d’Eisenhower peut être utilisée pour hiérarchiser des tâches pour n’importe quelle période (jour, semaine, mois, délai avant une échéance précise, etc) en fonction des objectifs précédemment fixés.

Et… qui dit urgence dit aussi anticipation !

[à suivre…]

N’hésitez pas à nous faire des retours, nous compilerons peut-être vos expériences et astuces dans un dernier billet pour clore cette série !

« Vous avez des tips sur l’organisation ? Est-ce que l’ED propose des formations là-dessus ? »

Ce n’est pas mot pour mot ce qui nous a été demandé, mais c’est ce qui est ressorti d’un questionnaire d’évaluation des formations doctorales que nous avions soumis aux doctorant.e.s de l’école doctorale il y a quelques temps. Voici donc quelques suggestions dans cette série de billets en juin 2022.

Chacun sa méthode de travail, certain.e.s préféreront attaquer un sujet sans se soucier des autres, d’autres préféreront se donner un cadre, une marche à suivre pour avancer dans leurs travaux. Dans cette approche, on peut nommer 4 étapes :

Identifier et Définir. Prioriser. Anticiper. Planifier.

Puis Réévaluer (recommencer le cycle).

N.B. : Ces étapes sont presque trop délimitées, donnant l’impression d’un procédure à suivre. Le but de ces articles est plus de donner des pistes dans lesquelles piocher pour ensuite construire sa propre méthode personnelle d’organisation, lorsqu’on ne veut/peut pas le faire implicitement. (Dites-vous bien que l’auteur.trice de cet article ne suit pas tout cela à la lettre en toutes circonstances !)

Identifier

Quoi de plus évident nous diriez-vous ?

Combien de personnes, se sentant débordées, ont commencé (ou fini) par faire des listes (potentiellement interminables) de tâches à réaliser ? Effectivement, sans cela on ne sait pas trop où l’on doit aller… Cependant, a priori, on peut facilement se dire que la liste suffit et que l’on a plus qu’à « piocher » dedans après chaque tâche terminée. Certain.e.s fonctionnent très bien ainsi, mais si, vous, ça ne vous convient pas, passez à l’étape suivante !

Définir

C’est probablement le point le plus important… et auquel on ne pense pas lorsqu’on débute.

Mettre un nom sur la tâche à réaliser c’est une chose (lire un livre, réviser tel cours, écrire telle synthèse, candidater à un financement, à un poste), mais préciser son contenu nous permet d’orienter son approche de travail et nous rend plus efficace.

Si l’on veut lire un livre, voulons-nous le lire, le ficher, en faire une synthèse pour soi, une recension à publier ? Travailler un cours, dans quel but ? En licence, master pour un examen ? Pour une présentation orale ? Pour revoir l’enseignement pour approfondir un point dans nos propres recherches ? Enseigner ce thème à notre tour ? Candidater à un financement, à un poste : quels sont les éléments nécessaires à transmettre ?

La méthode S.M.A.R.T. utilisée initialement en management peut nous aider à définir nos objectifs de travail en les décomposant. Chaque objectif doit être

– Spécifique, donc clairement énoncé (par ex., prendre en notes le chapitre 3 de tel livre),

– Mesurable (ex : il s’agit du chapitre 3, donc c’est délimité ; si l’on veut écrire la sous-partie 3.2 du chapitre 4 de notre thèse, c’est aussi spécifique et mesurable en longueur du document, nombre de caractères, ou ensemble cohérent d’idées développées),

– Atteignable : l’objectif doit pouvoir être réalisé à court terme sans trop de difficulté (écrire la sous-partie 3.2 du chapitre 4 de notre thèse est bien plus concret et semble bien plus réalisable à court terme qu’écrire la thèse entière!)

– Réaliste ou Raisonnable : dans la même idée que le point précédent l’objectif ne doit pas être démesuré (on ne peut pas écrire cette sous-partie de chapitre si on n’a pas analysé nos sources au préalable (exemple caricatural on vous l’accorde))

– Temporel : point important, la tâche doit avoir un délai de réalisation fini, que ce soit une heure, une après-midi, trois jours, une semaine ou deux mois, on doit pouvoir évaluer sa durée de réalisation (échéance raisonnable) pour pouvoir s’y tenir.

Cette méthode fonctionne bien pour les projets longs et/ou d’envergure, elle nous permet de les décomposer en sous-projets intermédiaires que l’on va ensuite traiter comme tâche individuelle à réaliser. Pour des tâches déjà plus spécifiques, comme une candidature par exemple, il s’agirait plus d’évaluer le contenu à produire pour les textes à rédiger (présentation, projet et synthèse de recherche, lettre de motivation, etc) et la durée idéale de temps nécessaire pour cela.

A chacun.e d’évaluer ce qui lui est utile dans sa situation.

Une fois qu’on connaît les durées on peut les organiser après avoir priorisé les tâches !

[à suivre…]

N’hésitez pas à nous faire des retours, nous compilerons peut-être vos expériences et astuces dans un dernier billet pour clore cette série !